Comment et combien de temps conserver les documents de mon entreprise ?

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Les documents comptables de votre entreprise doivent être conservés pendant des durées déterminées, et ce à titre de preuve.

Quelles conséquences ?

Ce non-respect des durées légales est passible de sanctions : « la destruction, la dégradation ou la détérioration d’un registre, d’une minute ou d’un acte original de l’autorité publique est punie de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende » (article 322-2, 2e du nouveau code pénal – in La conservation des documents d’entreprise, CCI de Lyon, 2011).

Comment ?

Vous vous devez ainsi (si ce n’est pas déjà le cas) trouver une solution pour conserver vos documents comptables dans un lieu sécurisé. E-Tag propose ainsi en fin d’exercice fiscal la conservation de vos documents dans un entrepôt sécurisé et l’archivage électronique grâce à la GED (Gestion Electronique des Documents).

Récapitulatif

Retrouvez ici une liste des principaux types de documents avec leur durée de conservation (CCI Lyon – 2011) :

 

Liste des documents à conserver Délais Textes applicables
Documents et pièces comptables : – Livres et registres comptables (livre journal, grand livre, livre d’inventaire)

– pièces justificatives

– factures

– bons de commande, de livraison

10 ans (1)

 

10 ans (2)

10 ans (2)

10 ans (2)

• C.com., art L 123-22

 

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Documents civils et commerciaux : – correspondance commerciale (3)

– contrats conclus entre commerçants ou entre commerçants et non  commerçants

– documents établis pour le transport des marchandises (connaissement, avis d’expédition, etc.)

– contrats d’acquisition et de cession des biens immobiliers et fonciers

– documents bancaires (relevés bancaires, avis de débit et de crédit, talons de chèques etc.)

10 ans

5 ans

 

5 ans

 

30 ans

 

5 ans

• C.com., art L. 123-22

• C.com., art L. 110-4

 

• C.com., art L. 110-4

 

• C.civ., art 2272

 

• C.com., art L. 110-4

Documents relatifs au personnel : – registre du personnel

– documents concernant les salaires, primes ou indemnités (bulletins de paie, reçu pour solde de tout compte, etc.)

– documents relatifs aux charges sociales

– documents relatifs à la comptabilisation des horaires de chaque salarié

– documents relatifs aux vérifications et aux contrôles de l’hygiène et de la sécurité

5 ans (1)

5 ans

 

 

3 ans

1 an

 

5 ans

• C.trav., art L.1221-13

• C.civ, art. 2224 et C.trav., art L. 3245-1

 

• C.S.S. art L. 244-3

• C. trav., art. L. 3171-3

 

• C. trav., art. L. 4711-1

Documents sociaux: – statuts de la société (ou de l’association ou du GIE)

– pièces modificatives des statuts

– registre de titres nominatifs

– registre des mouvements de titres

– ordres des mouvements

– carnet à souche des attestations d’inscription en compte

– registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration (côtés et paraphés)

– feuilles de présence et pouvoirs

– rapports du gérant ou du conseil d’administration

– rapports des commissaires aux comptes

– comptes annuels

– traité de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la société, documents de la société absorbée

5 ans (4)

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5 ans (5)

 

3 ans

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10 ans (2)

5 ans (4)

• C.civ., art. 2224

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• C.civ., art. 2224

 

• C.com. art. L 235-9

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• C.com. art. L 123-22

• C.civ. art. 2224

(1)A compter de la clôture du livre ou du registre(2)A compter de la clôture de l’exercice comptable

(3)Lettres reçues et copie des lettres envoyées

(4)A compter de la radiation de la société du RCS

(5)A compter du dernier procès-verbal enregistré

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